Блог · Корпоративы
Разложили организацию корпоратива на семь шагов — от идеи до постотчёта после мероприятия. Гайд подходит и тем, кто планирует делать всё своими силами, и тем, кто хочет понимать, что должно происходить на стороне подрядчика.
Время чтения — 7 минут
Прежде чем выбирать площадку или ведущего, ответьте на вопрос: зачем компании этот корпоратив. Благодарность команде за год, знакомство после слияния отделов, или просто традиционный праздник — от ответа зависит всё остальное: формат (банкет, тематическая вечеринка, мероприятие на природе), тон программы и даже список приглашённых.
Два параметра, которые сильнее всего влияют на смету, — количество гостей и выбранный формат. Ориентир по рынку для полноценного корпоратива под ключ — от 400 000 ₽; итоговая сумма зависит от площадки, программы и кейтеринга (подробнее о том, как он формируется, — в статье «Что такое кейтеринг и как он работает на мероприятиях»). Число гостей стоит зафиксировать заранее хотя бы приблизительно — от этого считается и площадка, и кейтеринг, и рассадка.
Площадку выбирают под формат: банкетный зал или ресторан для классического вечера, загородная база для формата на природе, собственный офис — если хочется камерности и меньшего бюджета. Даты декабря разбирают уже в сентябре-октябре, а летние выезды на природу бронируют с весны — чем раньше зафиксирована дата, тем шире выбор площадок и подрядчиков.
Хотите пропустить шаги 3–6 и доверить их нам?
Смотреть форматы корпоративовБриф — это структурированный ответ на вопросы «для кого», «зачем», «в каком формате» и «с каким бюджетом» проводится мероприятие. Если корпоратив организует агентство, бриф — первый шаг совместной работы: на его основе готовят концепцию. Если компания делает всё своими силами, тот же бриф помогает не потерять фокус при согласовании деталей с площадкой, кейтерингом и подрядчиками по отдельности.
На основе брифа собирается концепция — сценарий вечера, программа, декор — и смета под неё. Хорошая практика — сразу смотреть 2 варианта сметы: это даёт возможность сравнить и осознанно выбрать, где сэкономить, а где нет. Мы в IN EVENT готовим 2 варианта сметы за 1 день после брифа — без этого этапа заказчик выбирает вслепую.
На этом этапе бронируются все подрядчики — ведущий, артисты, техническое обеспечение, декораторы, кейтеринг — и согласуется финальный тайминг вечера. Отдельно стоит продумать план Б для мероприятий на природе: шатры и крытые зоны на случай непогоды, чтобы дождь не сорвал программу.
В день мероприятия координатор следит за таймингом и решает нештатные ситуации на месте, чтобы заказчик мог просто быть гостем на собственном празднике. После корпоратива хорошей практикой считается постотчёт — фото- и видеоматериалы, а часто и медиаподдержка для внутренних коммуникаций компании.
Часть шагов — бриф, идею и бюджет — компания в любом случае формулирует сама, потому что только она знает свою команду и цель мероприятия. А вот подбор площадки, подрядчиков, согласование сметы и координацию в день мероприятия обычно быстрее и дешевле по нервам доверить агентству, которое уже знает рынок площадок и подрядчиков в своём городе. Мы в IN EVENT берём на себя всё, начиная с брифа: организуем корпоративы под ключ в Новосибирске, Омске, Томске и Барнауле, работаем по официальному договору и даём 2 варианта сметы за 1 день.
Корпоративы под ключ
Бесплатно подготовим концепцию и 2 варианта сметы за 1 день.
Смотреть форматы